Competentieprofiel Planner/Werkvoorbereider 
Team PA Retail

I. Doel van de functie 

Het plannen en administratief verwerken van alle activiteiten van het team (o.a. trainingsactiviteiten, offertes, etc.) met bijbehorende resources (bijv. lokalen docenten, technische hulpmiddelen etc.) met als doel een zo productieve en efficiënt mogelijke planning. 
Het zorgen voor een zo efficiënt mogelijk verloop van klantopdrachten, zoals offertes, contracten en projecten. 

II. Plaats in de organisatie 
De planner/werkvoorbereider maakt deel uit van een van de operationele teams. 

III. Resultaatgebieden 

• Juist, tijdig en volledig verzorgen van de planning van alle team activiteiten en de daarbij behorende resources 
  
• Beantwoorden en oplossen van functie inhoudelijke vragen 
  
• Coördineren van het voortraject van (trainings)projecten 
  
• Aanleveren en toelichten van rapportages en dashboards 
  
• Ondersteuning m.b.t. project organisatie & logistiek rondom (eenmalige) trainingstrajecten en events 
  
• Helpen bij het verder professionaliseren van het team 

IV. Uitwerking resultaatgebieden 
Juist, tijdig en volledig verzorgen van de planning van alle team activiteiten en de daarbij behorende resources 

• Verzamelt planningsgegevens aan de hand van planopdrachten 
  
• Verzorgt een goede implementatie (invoering) van de planning en bewaakt deze 
  
• Zorgt voor een efficiënte benutting van lokalen, inzet, leermiddelen/roadtrains, trainers, coaches en adviseurs 
  
• Stelt prioriteiten in de planning en maakt keuzes aan de hand van de gestelde regels 
  
• Stuurt aan de hand van de geplande evenementen de catering, technische dienst, de vervoerder van de roadtrains en examens voor toetsen/certificaten aan 
  
• Levert de planning aan het desbetreffende team aan voor boeking en afhandeling van evenementen 
  
• Signaleert knelpunten en legt verbeteradviezen voor binnen het team 
  
• Beheert en actualiseert de instrumenten en bronbestanden die nodig zijn voor een juiste planning 
  
• Stelt werkinstructies op 

Resultaat: Planning uitgevoerd conform begroting en met het afgesproken kwaliteitsniveau. 

Beantwoorden en oplossen van functie inhoudelijke vragen 

• Beantwoordt vragen en handelt deze zelf af 
  
• Verstrekt informatie over gegevens die in het team beheerd worden 
  
• Informeert medewerkers in het team over lopende activiteiten 
  
• Bespreekt periodiek binnen het team de voortgang en eventuele bijzonderheden 

Resultaat: Informatie op correcte wijze verstrekt zodanig dat vragen zijn beantwoord. 

Coördineren van het voortraject van (trainings)projecten 

• Neemt offertes en orders aan, controleert deze op volledigheid en zet deze uit in de tijd (“gatekeeping”) 
  
• Werkt (kostprijs) calculaties uit 
  
• Gaat op zoek naar eventueel ontbrekende informatie 
  
• Stelt een calculatie en een planning op, bewaakt deze en stelt deze bij aan de actualiteit 
  
• Verzamelt, werkt uit en administreert projectinformatie en maakt projecten aan in de daarvoor bestemde systemen 
  
• Verzorgt de facturatie van offertetrajecten 
  
• Fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak voor betrokkenen 
  
• Bereidt voor en neemt deel aan overleggen en legt de gemaakte afspraken vast 
  
• Onderhoudt contacten met in- en externen 
  
• Bewaakt de voortgang en kwaliteit van processen en projectresultaten en zorgt voor een tijdige signalering van misstanden 
  
• Ondersteunt de teamcaptain bij urenadministratie, inkooporders, teamzaken 
  
• Ondersteunt accountmanagers bij langdurige projecten 
  
• Bespreekt periodiek binnen het team de voortgang en eventuele bijzonderheden 

Resultaat: Het voortraject van de trainingsprojecten verloopt soepel waardoor de uitvoering efficiënt verloopt en de klant tevreden is. 

Aanleveren en toelichten van rapportages en dashboards 

• Maakt periodieke rapportages inzake omzet, declarabiliteit en bezetting 
  
• Maakt rapportages met betrekking tot de maand- en jaarafsluitingen 
  
• Maakt rapportages voor projectleiders 
  
• Interpreteert rapportages en geeft hierover advies 

Resultaat: Een juiste en geordende weergave van de gegevens ten behoeve van periodieke rapportages en/of eindrapportages en inzicht in de omvang van het onderhanden werk. 

Ondersteuning m.b.t. projectorganisatie & -logistiek rondom (eenmalige) trainingstrajecten en events 

• Ondersteunt de Projectleider/Accountmanager ten aanzien van de invulling en uitvoering van een traject 
  
• Ondersteunt de Projectleider/Accountmanager m.b.t. zaken rondom de logistiek van het project (regelen van benodigde materialen en middelen) 
  
• Biedt ondersteuning bij de inkoop van producten d.m.v. het aanmaken van verplichtingen en het bestellen van producten 
  
• Controleert zaken op het vlak van planning en budgetten en signaleert bij afwijkingen 

Resultaat: Operationele support tijdens de voorbereiding van trainingstrajecten en events.

Helpen bij het verder professionaliseren van de afdeling 

• Signaleert en analyseert proactief knelpunten in de werkzaamheden en het plannings- en werkvoorbereidingsproces en draagt mogelijke oplossingen voor kwaliteitsverbetering en optimalisatie aan 
  
• Voert verbeteringen door 

Resultaat: Pro-actief oplossen van knelpunten en het verder optimaliseren van de dienstverlening. 

V. Profiel van de functie 

Opleiding en ervaring: 

• HBO werk- en denkniveau 
  
• Ervaring met het plannen van resources (mensen en middelen) 
  
• Enkele jaren (project)administratieve werkervaring. 
  
• Kennis van MS Word, Excel, Class, E-Synergy, Planning.nl en P2P. 
  
• Kennis van administratieve en logistieke processen 
  
• Kennis van trainingsprincipes 
  
• Affiniteit met de branche 

Competenties: 

Communiceren: Structureert ideeën en informatie op zodanige wijze en brengt ze zodanig over, dat de bedoelde essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen. 
Niveau 2: Geeft complexe informatie duidelijk weer, zodat deze aansluit bij één of meerdere doelgroepen. 

Kwaliteitsgerichtheid: Stelt hoge eisen aan de kwaliteit van geleverde prestaties; streeft naar voortdurende verbetering van doelstellingen, processen en resultaten. 
Niveau 2: Is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van het werk in eigen team/project. 

Klantgerichtheid: Laat zien vanuit het perspectief van de klant/gebruiker te denken en te handelen; speelt in op wensen en problemen van de klant/gebruiker. 
Niveau 2: Stelt de klant centraal en gaat daar proactief mee om. 

Organiserend vermogen: Heeft goed overzicht van wat nodig is aan mensen en middelen om een doel te bereiken; weet mensen en middelen te mobiliseren en doelgericht in te zetten. 
Niveau 2: Organiseert zaken (projecten) binnen gegeven randvoorwaarden die op relatief korte termijn behaald moeten worden. 

Planmatig werken: Zorgt voor een gestructureerde aanpak van het werk. Toetst de gerealiseerde voortgang regelmatig aan het te behalen resultaat. 
Niveau 2: Structureert werk (processen) van anderen en zoekt tijdig een oplossing voor verstoringen in de voortgang. 

Initiatief: Onderneemt passende actie voordat iets wordt gevraagd en voordat omstandigheden tot actie dwingen. 
Niveau 1: Doet binnen de eigen werksituatie, uit eigen beweging meer dan de opgedragen activiteiten. 

Creativiteit: Komt met oorspronkelijke ideeën en oplossingen. Bedenkt nieuwe benaderingen, aanpakken en werkwijzen om zo tot betere resultaten te komen. 
Niveau 1: Komt met nieuwe en onverwachte ideeën en oplossingen, binnen de bestaande context. 

Analytisch vermogen: Ontleedt, binnen een begrensde tijd, een probleem, een situatie of een proces in componenten en begrijpt de herkomst en samenhang hiervan. 
Niveau 1: Herkent binnen een probleemsituatie hoofd- en bijzaken en bepaalt ontbrekende elementen. 

Financieel bewustzijn: Houdt bewust rekening met zowel de kosten als de baten van activiteiten en beslissingen. 
Niveau 2: Zoekt naar optimalisering van kosten en baten voor eigen afdeling/project. 

Samenwerken: Zoekt samenwerking met anderen en levert een actieve bijdrage aan het formuleren en behalen van gemeenschappelijke doelen. 
Niveau 2: Draagt bij aan een effectieve samenwerking binnen een relatief vast team bestaande uit personen met verschillende achtergronden. 

Flexibiliteit: Wijzigt van stijl en aanpak om een bepaald doel te bereiken indien er signalen zijn dat een eerder gekozen stijl of aanpak minder of niet effectief zal zijn. 
Niveau 2: Is bewust bezig zijn / haar aanpak tijdens het proces af te stemmen op de gesprekspartner(s).