Voor José Dams komen in haar functie als relatiemanager bij Examenservices veel ervaringen uit haar verleden samen. Ook voor Jim Schouten, directeur van Examenservices, kent de wereld van examinering in het mbo weinig geheimen meer. José: “Ik heb zelf het middelbaar beroepsonderwijs gevolgd en zo’n 35 jaar geleden examen gedaan voor eerste automonteur. Later heb ik me tijdens mijn loopbaan gespecialiseerd in examinering. Ik ken Jim al jaren. Toen hij mij deze kans bood, moest ik wel ja zeggen.”

Het verbinden van scholen, het bestuur en de interne organisatie

José: “Wat deze functie voor mij zo leuk maakt? Als relatiemanager ben jij degene die het bestuur en de deelnemende mbo-scholen van Stichting Examens Mobiliteitsbranche (Stem) met elkaar verbindt. Heeft een bestuurslid bijvoorbeeld de wens om een verouderd examen te vernieuwen? Dan kijk ik welke afspraken hierover gemaakt zijn en informeer ik het bestuur hierover. Na akkoord van het bestuur adviseer ik het team over de te zetten stappen. Zo zorg ik ervoor dat de scholen de examens krijgen waar zij als deelnemers aan Stem gezamenlijk behoefte aan hebben.”

“Wat deze functie voor mij zo leuk maakt? Als relatiemanager ben jij degene die het bestuur en de deelnemende mbo-scholen van Stichting Examens Mobiliteitsbranche (Stem) met elkaar verbindt.” (José)

Een gevarieerd takenpakket

José: “Als relatiemanager doe je nog veel meer. Je hebt echt een gevarieerd takenpakket. Afgelopen weken ben ik bijvoorbeeld bezig geweest met het voorbereiden van de bestuursvergadering. In het voortraject heb ik samen met het bestuur alvast de doelen van volgend jaar in kaart gebracht. Waar ligt onze focus in 2024 en waar gaan we extra geld voor inzetten? Ik stel de agenda op voor de vergadering, werk alle agendapunten zorgvuldig uit en zorg ervoor dat iedereen op tijd in het bezit is van de juiste stukken. Voor de bestuursleden is dit niet hun dagelijkse werk. In mijn rol als relatiemanager adviseer ik het bestuur en bereid ik hen met de juiste informatie goed voor op de vergaderingen en op toekomstige ontwikkelingen.”

“In mijn rol als relatiemanager adviseer ik het bestuur en bereid ik hen met de juiste informatie goed voor op de vergaderingen en op toekomstige ontwikkelingen.” (José)

Adviseren van het bestuur

Jim: “Als relatiemanager bouw je inderdaad een belangrijke vertrouwensrelatie op met het bestuur. Jouw goed onderbouwde advies helpt het bestuur bij het nemen van de juiste beslissingen. Zo ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het jaarplan en de begroting. Hiervoor haal je input op bij het bestuur, scholen en bij verschillende collega’s binnen je team. Jij zorgt er vervolgens voor dat deze documenten correct, volledig en daarmee ‘bestuurswaardig’ zijn. Tenslotte ben jij degene die ze aan het bestuur voorlegt en er vragen over beantwoordt. Zelf geniet ik enorm van de dynamiek binnen zo’n bestuur. Het is boeiend om naar creatieve oplossingen te zoeken en hierover te adviseren. Op deze manier behoudt een bestuur de regie en kan men bij tegengestelde meningen toch aan de slag met oplossingen waar iedereen mee verder kan.”

“Zelf geniet ik enorm van de dynamiek binnen zo’n bestuur. Het is boeiend om naar creatieve oplossingen te zoeken en hierover te adviseren.” (Jim)

En er is nog meer …

José: “Ongeveer 20% van mijn werk bestaat uit contacten onderhouden met scholen. Ik leg schoolbezoeken af en maak hier een verslag van waarin ik verschillende actiepunten vastleg. Ook bereid ik voor deelnemende scholen verschillende bijeenkomsten voor. En ben ik mede verantwoordelijk voor de communicatie richting de scholen in de vorm van een maandelijkse nieuwsbrief. Verder bespreek ik de financiën met de boekhouder. Samen bekijken we of alles nog gaat volgens de lijn der verwachtingen of dat er moeten worden bijgestuurd. Ook stem ik de ontwikkelingen bij Stem regelmatig af met de relatiemanagers voor de andere zes examenstichtingen. Zo leren we ook van elkaar én van wat er speelt bij Examenservices.” 

Organisatie in ontwikkeling

Jim: “Onze organisatie is voortdurend in ontwikkeling. Dit betekent in de praktijk dat je veel ruimte hebt om je functie in te vullen en vorm te geven. Het betekent ook dat je zelf verantwoordelijk bent voor je werkzaamheden en je geen leidinggevende hebt die je vertelt wat je moet doen. Door je werkzaamheden goed met je collega’s af te stemmen en op de juiste momenten hulp te vragen, bereik je mooie resultaten. Binnen onze organisatie heb je ook de ruimte om zelf of met elkaar nieuwe initiatieven te starten. Op dit vlak ben ik zelf na 20 jaar ook nog steeds niet uitgekeken. En heb je hier een opleiding, cursus of training voor nodig? Dan kun je dit zelf altijd aangeven. Er zijn mogelijkheden genoeg.”